Πολιτική Απορρήτου

Ποιος είναι υπεύθυνος για τα δεδομένα σας

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η EKIVIL - Greek Library of London, φιλανθρωπικό σωματείο εγγεγραμμένο στην Αγγλία και την Ουαλία (αριθμός μητρώου 1179392). Αυτό σημαίνει ότι το σωματείο, μέσω των διαχειριστών του, φέρει τη νομική ευθύνη για τα προσωπικά δεδομένα που περιγράφονται εδώ.

Έδρα: 250 Burnt Oak Broadway, Edgware, London, HA8 0GA

Είμαστε εγγεγραμμένοι στο Γραφείο Επιτρόπου Πληροφοριών (ICO) ως υπεύθυνος επεξεργασίας, με αριθμό μητρώου ZC229404.

Τι συλλέγουμε

Συλλέγουμε μόνο όσα χρειάζεται πραγματικά η βιβλιοθήκη για να λειτουργεί ως δανειστική. Συγκεκριμένα:

Όταν γίνεστε μέλος

Το ονοματεπώνυμό σας, τη διεύθυνση email, την ταχυδρομική σας διεύθυνση και τον ταχυδρομικό κώδικα, το τηλέφωνο και την ημερομηνία γέννησης. Η ημερομηνία γέννησης χρησιμοποιείται για να ελεγχθεί αν δικαιούστε τη μειωμένη νεανική συνδρομή και, όπου χρειάζεται, για να εντοπίζουμε μέλη κάτω των 18. Καταγράφουμε επίσης την ημερομηνία εγγραφής, τον αριθμό και την κατηγορία μέλους, την ημερομηνία λήξης της συνδρομής και τη γλώσσα που προτιμάτε για την επικοινωνία μας.

Όταν χρησιμοποιείτε τη βιβλιοθήκη

Το ιστορικό των τεκμηρίων που δανείζεστε, ανανεώνετε, επιστρέφετε και κρατάτε, μαζί με τις ημερομηνίες επιστροφής και τυχόν πρόστιμα που χρεώθηκαν, πληρώθηκαν ή διαγράφηκαν. Αποθηκεύουμε επίσης τα τεκμήρια που προσθέτετε στη λίστα επιθυμιών ή στα αγαπημένα σας, τυχόν διορθώσεις καταλόγου που μας αναφέρετε, και τις ειδοποιήσεις που σας έχουμε στείλει.

Όταν πληρώνετε

Αν έχει πληρωθεί η συνδρομή σας, τον τρόπο πληρωμής, τις ημερομηνίες ανανέωσης και περιόδου χάριτος, και αναγνωριστικά που εκδίδει ο πάροχος πληρωμών μας. Δεν λαμβάνουμε ούτε αποθηκεύουμε σε καμία στιγμή τον αριθμό της κάρτας σας, την ημερομηνία λήξης ή τον κωδικό ασφαλείας. Αυτά πηγαίνουν απευθείας στη Stripe και δεν φτάνουν ποτέ στα συστήματά μας.

Όταν κλείνετε επίσκεψη

Την ημερομηνία και ώρα της επίσκεψής σας και αν προσήλθατε. Αν κλείσετε ως επισκέπτης και όχι ως μέλος, συλλέγουμε επίσης το όνομα, το email και το τηλέφωνο που μας δίνετε για την κράτηση αυτή. Αν μας δηλώσετε ότι έρχονται παιδιά μαζί σας, αποθηκεύουμε το όνομα που δίνετε για κάθε παιδί, ώστε ο εθελοντής υπηρεσίας να γνωρίζει ποιους περιμένει. Δεν ζητάμε τίποτε άλλο γι' αυτά, δεν επικοινωνούμε ποτέ μαζί τους και τα ονόματα διατηρούνται και διαγράφονται με το ίδιο ακριβώς χρονοδιάγραμμα με την υπόλοιπη κράτηση. Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να ζητήσετε διόρθωση ή διαγραφή ενός ονόματος.

Όταν χρησιμοποιείτε την «Ανακάλυψη βιβλίων»

Η ροή «Ανακάλυψη βιβλίων» σας προτείνει τίτλους που ίσως σας αρέσουν. Για να το κάνει, καταγράφει ποια βιβλία σας εμφάνισε, ποια προσπεράσατε, πόση ώρα εμφανίστηκε το καθένα και ποια αποθηκεύσατε, κρατήσατε ή ανοίξατε. Χρησιμοποιεί αυτά τα στοιχεία, μαζί με όσα έχετε δανειστεί και αποθηκεύσει, για να επιλέξει τι θα σας δείξει στη συνέχεια. Η καταγραφή αυτή χρησιμοποιείται μόνο για την επιλογή των βιβλίων που σας εμφανίζονται. Δεν χρησιμοποιείται για τη δημιουργία προφίλ για οποιονδήποτε άλλο σκοπό, δεν κοινοποιείται ποτέ και διαγράφεται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα παρακάτω. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε τον κατάλογο και την αναζήτηση χωρίς αυτήν: η ροή είναι ξεχωριστή οθόνη που ανοίγετε εσείς.

Όταν κάνετε αίτηση για εθελοντισμό

Το ονοματεπώνυμο, το email σας και, αν το δώσετε, το τηλέφωνό σας· τους τομείς που σας ενδιαφέρουν· τις απαντήσεις σας για την εμπειρία σας, τους λόγους που θέλετε να γίνετε εθελοντής και τη διαθεσιμότητά σας· όποιο αρχείο βιογραφικού ή σύνδεσμο επιλέξετε να μοιραστείτε· και, αν σας ενδιαφέρει να εργαστείτε με παιδιά, αν έχετε πιστοποιητικό DBS. Τα χρησιμοποιούμε μόνο για να εξετάσουμε την αίτησή σας και να επικοινωνήσουμε μαζί σας γι' αυτήν. Η αίτηση αποθηκεύεται στο σύστημά μας και αποστέλλεται στο email της βιβλιοθήκης, ώστε η ομάδα να σας απαντήσει. Το βιογραφικό σας μπορούν να το ανοίξουν μόνο οι διαχειριστές της βιβλιοθήκης.

Τεχνικές πληροφορίες

Ο διακομιστής μας τηρεί σύντομα αρχεία σφαλμάτων που ενδέχεται να περιλαμβάνουν τη διεύθυνση της σελίδας που ζητήθηκε και τη διεύθυνση IP από την οποία ζητήθηκε. Υπάρχουν για να διορθώνουμε βλάβες, δεν χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία προφίλ σας και διαγράφονται σε τακτική βάση.

Προσωπικό και εθελοντές

Για τους λογαριασμούς προσωπικού και εθελοντών τηρούμε όνομα, email, ρόλο και έναν κρυπτογραφημένο κωδικό πρόσβασης. Καταγράφουμε τις αποτυχημένες προσπάθειες σύνδεσης ώστε να κλειδώνουμε λογαριασμούς έναντι απόπειρας μαντέματος κωδικού.

Γιατί τα χρησιμοποιούμε και σε ποια νομική βάση

Ο UK GDPR απαιτεί να έχουμε συγκεκριμένη νομική βάση για κάθε χρήση των δεδομένων σας. Οι δικές μας είναι:

Εκτέλεση σύμβασης

Η διαχείριση της συνδρομής σας, ο δανεισμός τεκμηρίων, η είσπραξη της συνδρομής, η διαχείριση κρατήσεων και ανανεώσεων, και η επικοινωνία μαζί σας για όσα έχετε δανειστεί. Χωρίς αυτά τα στοιχεία δεν μπορούμε να σας προσφέρουμε συνδρομή.

Έννομη υποχρέωση

Η τήρηση οικονομικών αρχείων για συνδρομές και πρόστιμα για το διάστημα που απαιτείται από ένα εγγεγραμμένο φιλανθρωπικό σωματείο, και η ανταπόκριση σε αιτήματα που είμαστε νομικά υποχρεωμένοι να απαντήσουμε.

Έννομο συμφέρον

Η προστασία της συλλογής της βιβλιοθήκης, για παράδειγμα η ανάκτηση τεκμηρίων που δεν επιστρέφονται, και η ασφάλεια των συστημάτων μας, όπως το κλείδωμα λογαριασμών μετά από επανειλημμένες αποτυχημένες συνδέσεις. Στην ίδια βάση σας προτείνουμε βιβλία στην «Ανακάλυψη βιβλίων», με βάση όσα έχετε δανειστεί, αποθηκεύσει και περιηγηθεί. Έχουμε σταθμίσει αν οι χρήσεις αυτές θίγουν τα δικαιώματά σας και τις θεωρούμε περιορισμένες και ευλόγως αναμενόμενες. Αν προτιμάτε να μη χρησιμοποιούμε τη δραστηριότητά σας για προτάσεις, ενημερώστε μας και θα σταματήσουμε.

Συγκατάθεση

Η αποστολή του ενημερωτικού μας δελτίου. Είναι εντελώς προαιρετική, δεν αποτελεί ποτέ προϋπόθεση για τη συνδρομή σας, και μπορείτε να την ανακαλέσετε οποιαδήποτε στιγμή από τον λογαριασμό σας ή από τον σύνδεσμο διαγραφής σε κάθε δελτίο. Η ανάκληση δεν επηρεάζει τίποτε άλλο στη συνδρομή σας.

Με ποιους τα μοιραζόμαστε

Δεν πουλάμε τα δεδομένα σας και δεν τα κοινοποιούμε για την προώθηση τρίτων. Χρησιμοποιούμε ωστόσο έναν μικρό αριθμό παρόχων που επεξεργάζονται δεδομένα για λογαριασμό μας, βάσει σύμβασης και σύμφωνα με τις οδηγίες μας:

• Stripe: διεκπεραιώνει τις πληρωμές συνδρομών. Η Stripe λαμβάνει το email σας και τα στοιχεία πληρωμής που εισάγετε απευθείας στη δική της ασφαλή φόρμα. Η Stripe συμμορφώνεται με το PCI-DSS· εμείς δεν βλέπουμε ούτε τηρούμε ποτέ τα στοιχεία της κάρτας σας.
• Supabase: παρέχει το σύστημα σύνδεσης για τους λογαριασμούς μελών. Τηρεί το email σας και μια κρυπτογραφημένη μορφή του κωδικού σας, ώστε να μπορείτε να συνδέεστε και να τον επαναφέρετε.
• Mailchimp: στέλνει το ενημερωτικό μας δελτίο, και μόνο εφόσον το έχετε ζητήσει. Λαμβάνει το email σας, το όνομα και το επώνυμό σας και τη γλωσσική σας προτίμηση. Αν διαγραφείτε, σας σημειώνουμε εκεί ως μη εγγεγραμμένο.
• Ο πάροχος email μας: παραδίδει υπηρεσιακά μηνύματα όπως υπενθυμίσεις λήξης δανεισμού, ειδοποιήσεις εκπρόθεσμων και ειδοποιήσεις διαθεσιμότητας κρατήσεων. Τα μηνύματα αυτά αφορούν τη συνδρομή σας και δεν είναι διαφημιστικά.
• Ο πάροχος φιλοξενίας μας: αποθηκεύει τη βάση δεδομένων και τα αρχεία του ιστότοπου για λογαριασμό μας.
• Donorbox: φιλοξενεί την καμπάνια χρηματοδότησής μας και τον μετρητή προόδου που εμφανίζεται δίπλα της. Όταν φορτώνει μια σελίδα με αυτόν τον μετρητή, ο browser σας τον ζητά από την Donorbox, η οποία επομένως μπορεί να δει τη διεύθυνση IP σας και ενδέχεται να θέσει δικά της cookies, όπως κάθε ενσωματωμένο περιεχόμενο. Δεν τους στέλνουμε τίποτα για εσάς, ούτε για τη συνδρομή ή τους δανεισμούς σας. Αν προχωρήσετε σε δωρεά, τα στοιχεία που συμπληρώνετε πηγαίνουν στην Donorbox και στον πάροχο πληρωμών της, όχι σε εμάς. Εμείς λαμβάνουμε τη δωρεά και το όνομα και το email που επιλέξατε να δώσετε.

Ενδέχεται επίσης να αποκαλύψουμε στοιχεία όπου αυτό απαιτείται από τον νόμο, ή για τη θεμελίωση ή υπεράσπιση νομικών αξιώσεων.

Κάτι που αξίζει να γνωρίζετε: οι εικόνες εξωφύλλων στον κατάλογό μας εμφανίζονται απευθείας από τους διακομιστές των εκδοτών και των βιβλιογραφικών βάσεων. Όταν περιηγείστε στον κατάλογο, ο browser σας ζητά τις εικόνες αυτές από τους εν λόγω τρίτους, οι οποίοι επομένως μπορούν να δουν τη διεύθυνση IP σας, όπως συμβαίνει σε κάθε ιστότοπο που εμφανίζει εικόνα από αλλού. Δεν τους στέλνουμε καμία πληροφορία για εσάς ή για το τι έχετε δανειστεί.

Πού αποθηκεύονται τα δεδομένα σας

Η βάση δεδομένων της βιβλιοθήκης φιλοξενείται σε: United Kingdom (names.co.uk, Thames Valley). Η υπηρεσία σύνδεσης μελών αποθηκεύει τα δεδομένα της σε: eu-central-1 (Frankfurt, Germany).

Όπου κάποιος πάροχος αποθηκεύει ή επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα εκτός Ηνωμένου Βασιλείου, η διαβίβαση καλύπτεται από τις εγγυήσεις που απαιτεί η βρετανική νομοθεσία προστασίας δεδομένων, όπως η Διεθνής Συμφωνία Διαβίβασης Δεδομένων ή απόφαση επάρκειας. Αν επιθυμείτε λεπτομέρειες για συγκεκριμένο πάροχο, ρωτήστε μας.

Για πόσο τα διατηρούμε

Δεν διατηρούμε προσωπικά δεδομένα επ' αόριστον. Οι τρέχουσες περίοδοι είναι:

• Αρχεία μελών: διατηρούνται για 7 χρόνια μετά τη λήξη της συνδρομής σας, ώστε να τηρούμε τις οικονομικές υποχρεώσεις ενός φιλανθρωπικού σωματείου και να μπορούμε να επαναφέρουμε μια συνδρομή αν επιστρέψετε.
• Ιστορικό δανεισμών: διατηρείται για 24 μήνες μετά την επιστροφή του τεκμηρίου και έπειτα διαγράφεται. Συγκεντρωτικά στατιστικά που δεν σας ταυτοποιούν (π.χ. πόσες φορές δανείστηκε ένας τίτλος) ενδέχεται να διατηρηθούν περισσότερο.
• Κρατήσεις επισκέψεων, μαζί με τα στοιχεία επικοινωνίας επισκεπτών: διατηρούνται για 12 μήνες.
• Δραστηριότητα στη ροή ανακάλυψης (η καταγραφή του ποια βιβλία σας εμφανίστηκαν και ποια προσπεράσατε): διατηρείται για 6 μήνες και έπειτα διαγράφεται αυτόματα. Μετρήσεις που δεν σας ταυτοποιούν, όπως πόσες φορές αποθηκεύτηκε ένας τίτλος, ενδέχεται να διατηρηθούν περισσότερο.
• Αιτήσεις εθελοντών, μαζί με τυχόν βιογραφικό: διατηρούνται για 12 μήνες αφού ολοκληρώσουμε την εξέτασή τους και έπειτα διαγράφονται. Αν γίνετε μέλος της εθελοντικής ομάδας, κρατάμε μόνο τα στοιχεία επικοινωνίας που χρειαζόμαστε για να οργανώσουμε τον εθελοντισμό σας. Μπορείτε να ζητήσετε τη διαγραφή της αίτησής σας οποιαδήποτε στιγμή.
• Τεχνικά αρχεία σφαλμάτων: διατηρούνται μόνο όσο χρειάζεται για τη διάγνωση βλαβών και διαγράφονται τακτικά.

Όπου υποχρεούμαστε να τηρήσουμε οικονομικά αρχεία για μεγαλύτερο διάστημα βάσει της φορολογικής ή φιλανθρωπικής νομοθεσίας, διατηρούμε μόνο το ίδιο το οικονομικό αρχείο και όχι τον ευρύτερο φάκελο μέλους.

Τα δικαιώματά σας

Βάσει του UK GDPR έχετε δικαίωμα να:

• Ζητήσετε αντίγραφο των προσωπικών δεδομένων που τηρούμε για εσάς.
• Ζητήσετε τη διόρθωση οποιουδήποτε λανθασμένου ή ελλιπούς στοιχείου. Τα περισσότερα μπορείτε να τα αλλάξετε μόνοι σας από το «Το προφίλ μου».
• Ζητήσετε τη διαγραφή των δεδομένων σας. Συνήθως μπορούμε να το κάνουμε μόλις επιστραφούν τα δανεισμένα τεκμήρια και εξοφληθούν τυχόν πρόστιμα, αν και ενδέχεται να χρειαστεί να κρατήσουμε περιορισμένα οικονομικά αρχεία.
• Ζητήσετε τον περιορισμό της επεξεργασίας όσο εκκρεμεί κάποιο ερώτημα.
• Αντιταχθείτε στη χρήση των δεδομένων σας με βάση το έννομο συμφέρον.
• Ζητήσετε τα δεδομένα που μας δώσατε σε φορητή ηλεκτρονική μορφή.
• Ανακαλέσετε τη συγκατάθεση για το ενημερωτικό δελτίο οποτεδήποτε, χωρίς επίπτωση στη συνδρομή σας.

Για να ασκήσετε οποιοδήποτε από αυτά, επικοινωνήστε μαζί μας με τα παρακάτω στοιχεία. Θα απαντήσουμε εντός ενός μήνα. Δεν υπάρχει χρέωση.

Cookies

Ο ιστότοπος χρησιμοποιεί ένα μόνο cookie: ένα cookie συνεδρίας που σας κρατά συνδεδεμένους καθώς μετακινείστε μεταξύ σελίδων και προστατεύει τις φόρμες από επιθέσεις πλαστογράφησης αιτημάτων. Δεν περιέχει προσωπικά στοιχεία, διαγράφεται όταν κλείσετε τον browser ή αποσυνδεθείτε, και είναι απολύτως απαραίτητο για τη λειτουργία του ιστότοπου.

Δεν χρησιμοποιούμε κανένα cookie στατιστικών, διαφήμισης ή παρακολούθησης μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Δεν σας παρακολουθούμε σε άλλους ιστότοπους και δεν δημιουργούμε διαφημιστικά προφίλ. Επειδή χρησιμοποιούμε μόνο ένα απολύτως απαραίτητο cookie, δεν υποχρεούμαστε να ζητήσουμε τη συγκατάθεσή σας, γι' αυτό δεν βλέπετε εδώ σχετικό μπάνερ.

Πώς προστατεύουμε τα δεδομένα σας

Ο ιστότοπος εξυπηρετείται μέσω κρυπτογραφημένης σύνδεσης HTTPS. Οι κωδικοί πρόσβασης αποθηκεύονται με μονόδρομη κρυπτογράφηση και δεν είναι ποτέ αναγνώσιμοι από το προσωπικό ή από εμάς. Η πρόσβαση στα αρχεία μελών περιορίζεται σε συνδεδεμένο προσωπικό της βιβλιοθήκης, ενώ οι πιο ευαίσθητες ενέργειες (διαγραφή εγγραφών, διαγραφή προστίμων, εξαγωγή λιστών μελών) περιορίζονται περαιτέρω σε διαχειριστές. Οι λογαριασμοί κλειδώνουν προσωρινά μετά από επανειλημμένες αποτυχημένες προσπάθειες σύνδεσης.

Σε περίπτωση παραβίασης προσωπικών δεδομένων που ενδέχεται να θέσει σε κίνδυνο τα δικαιώματα και τις ελευθερίες σας, θα την αναφέρουμε στο ICO εντός 72 ωρών από τη στιγμή που θα λάβουμε γνώση, και θα σας ενημερώσουμε απευθείας χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση όπου ο κίνδυνος για εσάς είναι υψηλός.

Αλλαγές στην παρούσα πολιτική

Ενδέχεται να επικαιροποιήσουμε την παρούσα πολιτική καθώς αλλάζουν οι υπηρεσίες της βιβλιοθήκης. Η ημερομηνία στην κορυφή δείχνει πότε αναθεωρήθηκε τελευταία. Αν κάνουμε σημαντική αλλαγή στον τρόπο που χρησιμοποιούμε τα δεδομένα σας, θα ενημερώσουμε τα μέλη απευθείας και δεν θα βασιστούμε στο να το προσέξετε μόνοι σας.